Cos’è e come si svolge la dematerializzazione dei documenti? Perché è così importante oggi? Risolviamo anche alcuni dubbi legati alla dematerializzazione.
La dematerializzazione dei documenti è il processo di conversione di documenti cartacei in documenti digitali, è un modo per ridurre l’uso della carta e migliorare la gestione delle informazioni.
I documenti digitalizzati possono essere archiviati in locale o nel cloud e sono accessibili ovunque ed in qualsiasi momento.
Il processo di dematerializzazione del documento può essere eseguito mediante scansione, riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) o immissione manuale. I vantaggi includono il risparmio di tempo, l’archiviazione sicura dei dati e la riduzione dei costi dello spazio di archiviazione.
Uno studio di ricerca ha rilevato che le organizzazioni che hanno implementato la dematerializzazione dei documenti hanno visto una riduzione media dei costi di archiviazione del 45%.
Dematerializzazione o digitalizzazione?
Facciamo subito chiarezza su un punto in cui spesso si fa confusione: dematerializzazione e digitalizzazione sono due cose diverse.
Infatti, come spiegato prima, la dematerializzazione consiste nel portare dei documenti esistenti dal formato cartaceo ad un formato digitale, e si conclude con la conservazione sostitutiva a norma dei documenti, mentre la digitalizzazione è il processo che parte da documenti già digitali in partenza.
Un documento digitale arriva sempre alla conservazione finale, ma non passa attraverso il processo di dematerializzazione.
Dematerializzazione e conservazione in sintesi
La dematerializzazione dei documenti è importante per una serie di motivi e uno di questi è l’aspetto del risparmio di spazio.
I documenti cartacei occupano molto più spazio dei file digitali.
Un altro motivo è che consente di risparmiare tempo e denaro quando devi accedere a questi documenti, perché non devi pagare le spese di stampa o spedizione e aspettare che arrivino a casa tua.
La società senza carta è qui, e non è solo un sogno.
La digitalizzazione dei documenti ha comportato una significativa riduzione della quantità di carta utilizzata. Le aziende non stampano più documenti e li inviano per posta. Invece, le scansionano, convertono le immagini in dati e le archiviano elettronicamente.
Questo processo è chiamato dematerializzazione dei documenti, il che significa che puoi accedere ai documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
Gli uffici senza carta non sono un’idea nuova, ma con i progressi tecnologici e l’introduzione del cloud, l’idea è più fattibile che mai. Un ufficio senza carta può sembrare un compito arduo per alcuni, ma può essere fatto gradualmente digitalizzando prima tutti i documenti importanti e archiviandoli sul cloud.
I passaggi per arrivare a questo potremmo sintetizzarli così:
- Creazione di una copia digitale tramite acquisizione:
Per creare una copia digitale di un documento cartaceo è necessario scannerizzare o fotografare i documenti per ottenere una copia conforme che possa essere gestita poi tramite processo digitale. - Archiviazione:
La copia digitale deve essere catalogata (ad. esempio per codice cliente) ed archiviata, il tutto usando appositi software di gestione. - Identificazione univoca:
i documenti, una volta “creati” devono essere protocollati in modo che vengano catalogati nell’archivio in maniera univoca. Questo è necessario non solo per praticità ma anche per norma di legge. - Firma elettronica:
I documenti dematerializzati, per avere anche una validità legale devono essere firmati digitalmente tramite firma elettronica. Inoltre è necessario apporre anche la marca temporale per dare una data certa (e certificata) al documento. - Conservazione sostitutiva:
Il documento dematerializzato, per mantenere i requsiti di integrità, autenticità, leggibilità, affidabilità e reperibilità deve essere conservato secondo normativa. Solitamente per la conservazione ci si rivolge ad un azienda specializzata in servizi di dematerializzazione e conservazione.
Dematerializzazione documentale: normativa di riferimento
La dematerializzazione dei documenti è di per se un processo operativo semplice, la difficoltà sta nel muoversi all’interno della normativa rispettandone tutti i parametri imposti.
Il quadro di riferimento infatti può sembrare piuttosto complesso, motivo per cui anche qui ribadiamo la necessità di rivolgersi ad aziende specializzate che possano sempre garantire che l’intero processo sia svolto secondo la normativa vigente.
Nel nostro caso, in Italia, le norme da seguire per la dematerializzazione sono racchiuse nel CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005), all’interno del quale troviamo le regole tecniche.
Il primo punto di riferimento per le norma in tema di dematerializzazione e digitalizzazione è il Codice dell’Amministrazione Digitale emanato tramite il D.Lgs. n. 82/2005. Il codice è corredato da “Regole Tecniche”.
Oltre al CAD, un po’ datato ma ancora in vigore, è utile consultare anche:
- Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000), il quale tra le altre cose elenca le caratteristiche tecnologiche.
- Il Dpcm 21 del 2013 che tratta la dematerializzazione dei documenti originali unici in formato cartaceo.
- Il Codice dei beni culturali.
- Il GDPR, per il trattamento dei dati coperti da privacy.
