Il gestionale per strutture ricettive: le caratteristiche fondamentali

Al giorno d’oggi tutte le strutture ricettive dovrebbero fare affidamento su un software gestionale moderno. Senza di esso infatti è impossibile gestire un qualsiasi hotel, sia dal punto di vista economico che di efficienza. Attenzione però: moderno non significa complesso o – peggio – difficile da utilizzare per i proprietari dell’albergo.

Steve Jobs, una delle menti più eccelse che il nuovo millennio abbia conosciuto, era solito ripetere che la semplicità è più difficile della complessità. A questo aggiungeva che un prodotto non aveva bisogno di essere dotato di un libretto d’istruzioni. In caso contrario, il prodotto in questione non era stato progettato e/o disegnato in maniera corretta. La filosofia del compianto ex numero uno di Apple può essere applicata anche al settore alberghiero e, nello specifico, al software gestionale: tanto è semplice da usare quanti maggiori saranno i benefici per l’hotel stesso. A seguire le caratteristiche fondamentali di cui un gestionale per strutture ricettive deve essere in possesso affinché i proprietari degli alberghi ottengano risultati tangibili.

Software gestionale: esperienza utente fondamentale

Un software gestionale ideale per qualsiasi struttura ricettiva deve essere basato su un’eccellente esperienza utente. Ciò significa che è fondamentale sia facile da utilizzare per tutti i membri del personale, offrendo a ciascuno un aiuto concreto nelle operazioni da assolvere.

La semplicità di impiego di un gestionale moderno è utile anche per guidare albergatori e collaboratori nei loro compiti giornalieri. Un’esperienza utente ottimale è un valido aiuto per una rapida assunzione di un nuovo receptionist durante il periodo di alta stagione, dal momento che non ci si dovrà preoccupare né del tempo impiegato per apprendere il funzionamento del software gestionale né dell’eventuale spesa in corsi formativi o pacchetti per un apprendimento accelerato. Più semplicemente non ce ne sarà bisogno.

Le funzionalità del software gestionale

Ci sono alcune funzionalità imprescindibili per un software gestionale efficiente e potenzialmente capace di fare la differenza dal punto di vista economico.

Tra queste si possono annoverare:

  • condizioni di prenotazione,
  • calendario prenotazioni,
  • tariffe,
  • report statistiche,
  • report fiscale,
  • gestione prezzi,
  • tariffe e restrizioni,
  • gestione check-in e check-out.

Prima di sostituire il vecchio gestionale con uno nuovo, si consiglia di valutare con attenzione quali sono le funzionalità di base che offre. La soluzione migliore è dotarsi di un software gestionale che abbia la maggior parte – se non tutte – le funzionalità elencate qui sopra. Un altro suggerimento: poiché il gestionale da non solo non è sufficiente per gestire l’intero lavoro richiesto per la gestione di un hotel, è opportuno associarlo a un channel manager e un booking engine.

Software gestionale e CRM

CRM è l’acronimo per Customer Relationship Manager. Si tratta di uno strumento essenziale da affiancare al software gestionale, se si vogliono incrementare i guadagni aumentando il numero di prenotazioni dirette. Oltre al CRM, gli albergatori dovrebbero delineare anche una strategia dove gli strumenti di marketing abbiano un ruolo centrale. Così facendo, infatti, si hanno più possibilità di vedere aumentare la propria visibilità online (siti Internet e piattaforme social).

Tornando all’importanza del Customer Relationship Manager, è sufficiente pensare che un CRM mostra i seguenti dati:

  • numero campagne email,
  • prenotazioni,
  • preventivi,
  • gruppi di appartenenza,
  • eventuali note,
  • documenti e dettagli dell’ospite.

Tutto questo per spiegare un concetto essenziale e non banale: un software gestionale di buon livello rappresenta comunque un limite per gli albergatori che decidono di non creare un valido ecosistema grazie all’aggiunta di CRM e strumenti di marketing.

Semplice non è sinonimo di economico

Un software gestionale è semplice perché alla sua base c’è un lavoro di progettazione e disegno superiore alla media. Occorre dunque pensare all’acquisto di un gestionale moderno come un investimento, senza commettere l’errore di voler risparmiare per poi avere un dispositivo inadeguato.