La fatturazione elettronica è d’obbligo. Una volta però capito come vanno compilate ed emesse queste nuove fatture, e una volta capito come si dematerializzano, può rimanere sempre il dubbio su come vadano conservate, o meglio a chi farle conservare. Ci sono due strade in tal senso. Una prevede di affidarle all’Agenzia delle Entrate, l’altra di avvalersi di professionisti del settore. È quello che vedremo in questa guida su come conservare fattura elettronica (segui i suggerimenti degli esperti di Savino Solution qui) tra Agenzia delle Entrate e professionisti.
Come conservare fattura elettronica: l’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate conserva tutti i nostri dati, e le fatture elettroniche non fanno certo eccezione. Quando si invia una fattura del resto, l’Agenzia ne riceve una copia, e la immagazzina nel cosiddetto cassetto fiscale. Quindi, lo ribadiamo, l’Agenzia ha già le nostre fatture elettroniche, sia emesse come ditta, sia ricevute come clienti.
Per legge la documentazione va conservata a disposizione per eventuali controlli per 10 anni. La conservazione di questa documentazione inoltre è gratuita, nel senso che non si deve corrispondere nulla all’Agenzia stessa.
Quindi ci si potrebbe affidare ad essa per la conservazione (anche legale) dei documenti in oggetto. Certo, è una soluzione possibile, ma come ogni cosa ha dei pro e dei contro. Vediamoli.
Pro e contro dell’Agenzia delle Entrate
Come abbiamo detto, la conservazione dei documenti fiscali, in Agenzia delle Entrate è in un certo modo automatica e gratuita. Qui però terminano anche i vantaggi.
Non a caso ci sono state delle obiezioni molto forti sulle metodologie concettuali di conservazione dei documenti. La fatturazione elettronica è un obbligo, e l’Agenzia in questo modo può avere accesso a tutti i nostri dati fiscali e contabili senza sforzi.
Ma cosa dire della sicurezza di questi dati? Chi vigila sulla conservazione effettiva? Chi garantisce che i dati siano sempre giuridicamente validi? Chi assicura che non ci siano perdite di dati o peggio problemi con la privacy? Una stessa comunicazione dell’Agenzia rende molto chiaro questo discorso.
Si legge infatti in un comunicato ripreso da ‘Il Sole 24 ore‘, che l’Agenzia non si ritiene responsabile di fuga di dati o danneggiamento degli stessi, né dello scorretto mantenimento dei documenti a noma di legge. ma come, se questi sono i requisiti fondanti della fatturazione elettronica, come può l’Agenzia delle Entrate non farsene carico? È esattamente per questo motivo che sempre più professionisti e imprenditori si stanno affidando ad esperti nella dematerializzazione e nella conservazione a norma di legge dei documenti.
Pro e contro dei professionisti
A ben vedere, a parte il contro del costo (che per un imprenditore però è un investimento) affidarsi a dei professionisti ha solo dei vantaggi. La conservazione della documentazione con le nuove norme si potrebbe considerare un vero e proprio lavoro.
Un imprenditore sa benissimo quanto tempo si passa a registrare la contabilità, e se questo era vero per la contabilità cartacea, figuriamoci per quella digitale. Per questo ci si affida ai commercialisti e non si tiene la contabilità autonomamente, e per lo stesso motivo è bene affidare la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva a chi fa questo per lavoro.
Un imprenditore conosce benissimo il valore di delegare ai suoi collaboratori compiti che non gli appartengono. Anche perché la conservazione sostitutiva non prevede solo la conservazione di una fattura, ma di tutto un fascicolo che ha portato all’emissione di quella fattura. O si fa l’imprenditore, o si bada alla contabilità, e la scelta in questo senso è facile.
