La comunicazione evento è la chiave del successo di ogni campagna in corso. Ci sono molte cose a cui prestare attenzione, prima fra tutte l’insight del target, e cioè a creare una divulgazione che abbia un tono e dei concetti espressi in maniera chiara e precisa intorno alle persone a cui si rivolge. Chi punta a parlare con tutti alla fine non arriva a nessuno.
Ti sembra troppo complicato da realizzare senza l’aiuto di un’agenzia specializzata; potresti pensare che non c’è modo di poter attuare l’organizzazione eventi a Milano con un budget pari a zero, ma, fidati di me, l’ho fatto ed è assolutamente possibile. Avrai bisogno di pazienza e determinazione per avviare la tua attività di pianificazione di eventi, ma certamente non avrai bisogno di raccogliere capitali. Coordina rigorosamente il tuo progetto, rispetta le scadenze che hai fissato per te stesso ed essere persistente.
1. Idea e concetto
Quando ti viene in mente un’idea per un evento, ricorda di essere flessibile. Lasciati spazio per la modifica e lo sviluppo dell’idea. Una volta finalizzata l’idea, passa allo sviluppo del concept dell’evento. Il concept ti darà un vantaggio più competitivo; è ciò che distinguerà il tuo evento da eventi simili. Il concept dell’evento può includere elementi come design, collaborazione e partnership con aziende, tecnologia, location e altri. Al giorno d’oggi, la maggior parte degli organizzatori di eventi aspira a organizzare eventi eco-compatibili, tra cui il riciclaggio, concentrandosi sulla pubblicità online e altri. Ricorda, non stai semplicemente organizzando un evento; stai creando un’esperienza per il tuo pubblico. Questo mi porta al secondo punto.
2. Determinare il pubblico
Determinare il target per il tuo evento non dovrebbe mai essere sottovalutato. Il tuo pubblico è la chiave per trovare gli sponsor e i partner giusti. Quindi, poniti queste domande: il mio evento è di nicchia e verranno visualizzati tipi specifici di persone / aziende? In precedenza, quale pubblico hanno attirato gli oratori degli eventi che ho in mente? Considerando il prezzo delle presenze, quali gruppi parteciperanno? Se è troppo costoso, forse gli studenti non saranno desiderosi di partecipare. Preparati a concedere sconti e impostare un periodo di promozione. Inoltre, considera la location e l’ora dell’evento per stimare chi può partecipare.
3. Creare l’agenda
Una volta risolto il tuo concept e stimato il pubblico previsto, inizia a pensare all’agenda dell’evento. Vuoi avere un evento tutto il giorno; sarà un seminario, che si protrarrà per alcune settimane? Chi sono gli oratori che puoi invitare? A seconda delle tue risposte, puoi iniziare a cercare la sede, i partner e gli sponsor giusti. Molte volte un evento promozionale lo è anche per alcuni specifici fornitori che si stanno aprendo a nuovi segmenti di mercato, fatti furbo e cerca di condurre due indagini di mercato. Se becchi l’occasione giusta, sfruttando la pubblicità a vicenda, non è detto che tu non abbia la possibilità non solo di risparmiare ma anche di creare una partnership solida e duratura.
4. Trova la sede giusta
Il luogo è estremamente importante. Per una conferenza che dura tutto il giorno, sarà appropriato un centro congressi; tuttavia, stai organizzando seminari, un posto che consenta una stretta collaborazione dei partecipanti sarà migliore. In ogni caso, preparare una proposta di partnership per la posizione scelta. L’obiettivo è quello di trovare un luogo con cui hai interessi comuni in modo da poter negoziare utilizzandolo gratuitamente. Sì, è possibile.
5. Invita i relatori gratuitamente
Al fine di attirare gli oratori gratuitamente al tuo evento, dovresti avere un piano di eventi ben sviluppato che mostri passione e ispirazione, in modo da poter offrire loro un elenco di vantaggi irresistibili a seguito della loro partecipazione. Per ogni oratore questi saranno diversi, ma uno comune è la divulgazione del loro nome / marchio tra un pubblico mirato, nonché un’opportunità pubblicitaria. Non essere malinconico se qualcuno rifiuta di partecipare, piuttosto sii pronto a modificare la tua proposta e tieni sempre a mente qualche altro docente.
6. Partner di marketing e media gratuiti
Se è possibile avere una campagna di marketing sufficiente gratuitamente è un argomento a sé stante. Ci sono alcuni modi per aggirare la costosa pubblicità online e offline. In primo luogo, ci sono social media, che puoi gestire con un po ‘di entusiasmo. Puoi trovare molte informazioni online con suggerimenti e analisi su come utilizzare i social media per la promozione e il tipo di errori che dovresti evitare a tutti i costi. Tuttavia, uno degli strumenti più potenti per la promozione online è avere contenuti interessanti da condividere con il pubblico di destinazione. Trovare partner multimediali per parlare del tuo evento, diffondere interviste e recensioni sarebbe un ottimo punto di partenza per la tua campagna di marketing. I media ti daranno credibilità, quindi assicurati di trovare almeno un partner dei media rispettato.
